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Comment gérer la comptabilité de ma crêperie ?

Comment gérer la comptabilité de ma crêperie ?

Lorsque vous ouvrez votre crêperie, comme tous les autres commerces, vous devez tenir une comptabilité en bonne et due forme, sincère, fidèle et respectant les normes en vigueur. Pour prendre en charge ces activités, vous vous demandez s’il est intéressant de recourir aux services d’un comptable ou de confier le travail à un professionnel. Nous passons en revue les avantages et inconvénients respectifs de chaque possibilité pour votre affaire.

Quelles sont vos obligations comptables ?

Vous devez enregistrer quotidiennement les achats de matières premières et ingrédients ainsi que les factures relatives aux dépenses fixes (loyer, électricité, salaires…), ainsi que les ventes réalisées et les règlements reçus des clients, mais aussi gérer les stocks et les immobilisations.

Ensuite, vous devez effectuer vos déclarations fiscales (TVA, liasse fiscale annuelle, impôt sur les bénéfices, etc.) et les payer dans les délais fixés par la loi. Et à la fin de chaque exercice, il faut en outre faire l’inventaire, établir le bilan comptable, et éditer le compte de résultats ainsi que l’annexe pour connaître le résultat fiscal.

Éventuellement, si vous ne faites pas appel à un responsable RH ou à un prestataire spécialisé pour la paie de votre personnel, elle s’ajoute à la liste des tâches comptables. Ces missions sont donc fastidieuses et chronophages, et pourtant inévitables, ce qui vous impose de prendre le temps en amont et de réfléchir à la solution qui répond au mieux à vos besoins.

Recruter un comptable, les avantages et inconvénients

Faire sa comptabilité en interne est une première option pour être autonome et pouvoir accéder à vos données à tout moment. Si vous la choisissez, assurez-vous de recruter une personne compétente minutieuse, fiable et au fait des évolutions successives de la loi.

Il faut savoir qu’il existe un certain nombre de règles comptables, fiscales, juridiques et sociales obligatoires, sans compter que la loi et le plan comptable sont régulièrement réactualisés. Votre comptable doit posséder un minimum de connaissances en la matière, mais surtout se mettre régulièrement à jour. Mais vous devez garder un œil sur son travail.

En effet, présenter des documents comptables erronés ou falsifiés est une infraction punie par une amende de 500 000 € assortie d’une peine d’emprisonnement de 5 ans. Or, en votre qualité de chef d’entreprise, vous êtes le premier responsable, les sanctions vous sont par conséquent directement imputables.

Par ailleurs, l’alternative de l’embauche d’un comptable dédié présente un inconvénient de taille : le coût supplémentaire qu’elle engendre. En plus du salaire, pour chaque salarié, vous avez des charges patronales à payer, des frais d’assurance santé, etc. Sans compter les formalités administratives indispensables.

Externaliser la comptabilité de votre crêperie, une autre possibilité

En faisant appel à un cabinet d’expertise-comptable, vous pourrez profiter des compétences de professionnels soumis à un Code de déontologie, gage de qualité de leurs prestations. En fonction du contenu de la lettre de mission, vous pouvez vous décharger de tout ou partie des tâches indispensables dévolues à un comptable.

Cependant, l’inconvénient majeur de l’externalisation de la comptabilité de votre crêperie réside dans le niveau élevé des honoraires que vous réclamera l’expert, et ce n’est pas donné!

La profession est en effet sévèrement règlementée. Vous ne pouvez sous-traiter votre comptabilité qu’à un cabinet inscrit à l’Ordre des experts-comptables. Et celui-ci emploie lui-même des personnes possédant les qualifications ainsi qu’une expérience probante.

De plus, il y a l’obligation de coordonner le transfert des documents et données à saisir, d’attendre pour connaître en temps réel la situation financière de votre entreprise ou l’état de la trésorerie, et d’anticiper la rentabilité et tous les indicateurs qui doivent vous aider à piloter correctement votre entreprise.

Et si vous gériez votre comptabilité vous-même ?

Gérer votre comptabilité vous-même est une solution aux multiples avantages, la première étant évidemment financière. L’économie est appréciable, surtout en phase de démarrage, lorsque vos recettes ne sont pas encore suffisantes pour couvrir toutes vos dépenses. Par ailleurs, le nombre de pièces à saisir reste encore limité, vos travaux comptables ne devraient donc pas vous accaparer.

Bien entendu, cela ne s’improvise pas. Vous devrez au préalable suivre une formation en gestion et comptabilité. Normalement, au cours de votre cursus pour devenir dirigeant d’une crêperie, vous avez dû aborder certains des points essentiels, mais il est préférable d’approfondir vos connaissances afin de revoir le vocabulaire de base, maîtriser les fondamentaux des opérations comptables courantes. Et dans le cas où vous décidez un jour d’engager une personne ou une société spécialisée, vous pourrez exercer un contrôle sur ses réalisations.

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L’expert-comptable reste tout de même un allié indispensable pour exercer une mission de surveillance, de conseil et de clôture. Concrètement, il révise les comptes et s’occupe des déclarations fiscales.

Avant de vous lancer, posez-vous tout de même quelques questions essentielles et soyez parfaitement honnête, il y va de l’avenir de votre business :

  • Serez-vous en mesure de faire la part des choses entre ce que je suis capable d’assumer et ce qui dépasse mes capacités ?
  • Supporterez-vous cette dose de stress supplémentaire ?
  • Au vu de votre charge de travail, serez-vous capable de faire vos saisies au jour le jour et respecter vos échéances pour les déclarations et paiements ?
  • Avez-vous quelqu’un sur qui compter en cas de difficulté ?

Simplifiez-vous la comptabilité, utilisez un logiciel

L’ennui avec le fait de tenir soi-même la comptabilité est qu’il s’agit d’une tâche extrêmement chronophage. Tout le temps que vous y consacrerez sera autant de temps que vous ne passerez pas à votre cœur de métier, celui qui crée de la valeur. Cela pourrait même affecter votre chiffre d’affaires et la pérennité de votre activité, et vous empêcher de vous concentrer sur vos clients et votre personnel.

Pour vous aider, tirez parti de la technologie, dotez-vous des bons outils. L’époque des documents manuels est révolue. En cas d’erreur de saisie dans vos registres, cette anomalie risque de se répercuter sur l’ensemble de vos documents comptables annuels, ainsi que sur vos déclarations fiscales.

Désormais, pour passer les écritures et tirer les rapports, vous devez utiliser un logiciel de comptabilité à installer sur votre ordinateur. Grâce à un programme spécialement conçu pour votre activité, vous avez à disposition un plan comptable adapté avec des trames déjà en place qui vous font gagner du temps lors de la passation des écritures et vous évitent de commettre des erreurs. En outre, vos pièces comptables sont correctement classées et numérotées.

Pour choisir l’application qui vous convient, pensez d’abord au prix. Le marché propose des produits gratuits, mais leurs fonctionnalités sont limitées. Plutôt que d’avoir à transférer les données plus tard, adoptez immédiatement une solution payante, qui vous facilitera grandement la tâche avec ses multiples outils, notamment dans les options de saisie automatique.

Pensez aussi à d’autres critères importants : le niveau de sécurité des données, sa compatibilité avec votre système informatique, son ergonomie et sa facilité de prise en main, ou encore la possibilité de partager les contenus avec d’autres utilisateurs. Généralement, ils proposent une version d’évaluation gratuite, n’hésitez pas à vous en servir pour tester les logiciels susceptibles de répondre à vos attentes.

Aujourd’hui, dématérialisation oblige, il existe également des outils de comptabilité en ligne qui vous permettent de bénéficier de toutes les fonctionnalités usuelles de la version « classique » tout en maîtrisant votre budget. En effet, il n’est plus nécessaire d’acheter le logiciel, le service est facturé en fonction du nombre d’opérations effectuées, réduisant ainsi vos coûts de fonctionnement généraux.

Mettez en place un classement efficace

Pensez aussi à mettre en place un système de classement physique ou en ligne. La loi vous impose en effet de conserver une copie sur papier de vos documents en cas d’audit ou de contrôle fiscal.

Créez des dossiers séparés pour les clients, les fournisseurs, les bulletins de paie de vos employés et leurs dossiers personnels, les documents financiers et fiscaux… Pour ne pas vous y perdre, dressez une nomenclature bien à vous. Attribuez un format de nom similaire à tous les fichiers et rangez-les par ordre chronologique et alphabétique.

Le Cloud vous permet d’avoir des archives rapidement accessibles, même si vos locaux ou équipements informatiques subissent des dégradations (incendie, dégât des eaux ou vol de données, etc.) et de retrouver ce dont vous avez besoin sans difficulté. De plus, sans les gros classeurs habituels, vous gagnerez de la place, et ce n’est pas un aspect négligeable.

En conclusion

Tenir la comptabilité de votre crêperie n’est pas une tâche insurmontable si vous avez le savoir-faire et si vous maîtrisez l’utilisation d’un logiciel comptable.

Cependant, ne vous surestimez pas, votre décision n’est pas figée, et il serait utopique de penser que vous pouvez « vous débrouiller » tout seul !

Si vos chiffres montrent clairement que votre manque d’implication affecte la performance de votre entreprise, si vous constatez une dérive financière ou comptable, ou que vous êtes totalement noyé sous le travail, revoyez la pertinence de votre organisation actuelle.

Written by : Claire Mercier